Privacy beleid Studievereniging Bona Fide
Op 25 mei 2018 is de nieuwe privacy wetgeving (AVG) ingetreden. Met dit privacy beleid willen wij u meer informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Indien u vragen heeft hieromtrent kunt u altijd contact met ons opnemen.
Soort gegevens
Voor het bijhouden van het ledenbestand en de facturatie en het organiseren van evenementen hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Dit slaan wij op in ons digitale systeem Mailchimp en Dropbox. De gegevens die wij opslaan kunnen bestaan uit:
- Naam en adresgegevens
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Studiegegevens (studentnummer en studie)
- Betalingsgegevens
- Curriculum vitae
Doel van de verwerking
Wij slaan deze gegevens op grond van uw toestemming, het feit dat deze gegevens noodzakelijk zijn voor het lid zijn bij de vereniging en voor het organiseren van evenementen op.
Wij gebruiken deze gegevens voor twee doelen:
NAW-gegevens, contactgegevens, studiegegevens en betalingsgegevens
Deze gegevens worden verwerkt om het ledenbestand van de vereniging te kunnen bijhouden en om te zorgen dat het lidmaatschapsgeld via automatische incasso kan worden geïncasseerd.
Curriculum vitae
Voor sommige evenementen wordt een zogenaamde ‘CV-check’ gedaan. Organisaties die een evenement organiseren kunnen op deze manier zien welke studenten deelnemen aan dit evenement, wat voor studie zij doen, welke werkervaring zij hebben of welke stages zij eventueel al hebben gelopen. Mochten zich voor een evenement meer studenten inschrijven dan zich kunnen plaatsen dan mogen de organisaties op basis van deze CV-check een keuze maken uit de studenten die zij willen uitnodigen.
Bewaartermijnen
NAW-gegevens, contactgegevens, studiegegevens en betalingsgegevens
Deze gegevens worden bewaard zolang u lid bent bij de vereniging. Indien een lid zich uitschrijft bij de vereniging zullen de gegevens binnen één (1) maand na het verzoek tot uitschrijving worden vernietigd.
Mocht een lid na uitschrijving als alumnus bij de vereniging aangesloten willen blijven, dan zullen de gegevens worden bewaard zolang deze alumnus is. Indien deze geen alumnus meer wil zijn, dan zullen de gegevens binnen één (1) maand na het verzoek tot uitschrijving worden vernietigd.
Curriculum vitae
Deze gegevens worden binnen één (1) maand na het betreffende evenement waarvoor het curriculum vitae moest worden overgelegd, vernietigd.
De organisatie die het evenement organiseert en waaraan de gegevens worden overhandigd, dienen deze gegevens ook binnen één (1) maand na het plaatsvinden van het evenement te vernietigen. Bij het overleggen van de gegevens aan deze organisatie zal een disclaimer worden opgenomen dat de organisatie zich aan ons AVG-reglement dient te houden.
Overige gegevens
Personeelsgegevens als sollicitatiebrieven, -formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie en eventuele getuigschriften worden gedurende vier (4) weken bewaard op grond van art. 5 lid 6 Vrijstellingbesluit Wbp. Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens vernietigd.
Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen
Wij verstrekken slechts het curriculum vitae aan partijen die een evenement organiseren waaraan een lid wenst deel te nemen.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.
Uw privacyrechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (art. 35 Wbp) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (art. 36 Wbp). Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens.
Geheimhouding
Het bestuur en de (oud-)bestuursleden delen geen informatie over de organisatie van Studievereniging Bona Fide of over haar leden over wat hen bekend is geworden of waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kunnen vermoeden.
